ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОБРАБАТЫВАЕМЫХ В АДМИНИСТРАЦИИ КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ДОСТИЖЕНИИ ЦЕЛЕЙ ОБРАБОТКИ ИЛИ ПРИ НАСТУПЛЕНИИ И...



1

АДМИНИСТРАЦИЯ КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

01.04.2020№207

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОБРАБАТЫВАЕМЫХ В АДМИНИСТРАЦИИ КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ДОСТИЖЕНИИ ЦЕЛЕЙ ОБРАБОТКИ ИЛИ ПРИ НАСТУПЛЕНИИ ИНЫХ ЗАКОННЫХ ОСНОВАНИЙ

В целях реализации Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", постановления Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" Администрация Ковернинского муниципального района Нижегородской области п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемый Порядок уничтожения персональных данных, обрабатываемых в Администрации Ковернинского муниципального района Нижегородской области, при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований ( далее- Порядок).

2. Структурным отраслевым (функциональным) подразделениям применять настоящий Порядок при уничтожении персональных данных исходя из особенностей собственных материальных носителей персональных данных.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заведующего организационно-правовым отделом Администрации района Некрасову С.В.

Глава местного самоуправления

О.П. Шмелев

Утвержден

постановлением Администрации

Ковернинского муниципального

Района Нижегородской области

От 01.04.2020 №207

ПОРЯДОК

УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОБРАБАТЫВАЕМЫХ В АДМИНИСТРАЦИИ КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ, ПРИ ДОСТИЖЕНИИ ЦЕЛЕЙ ОБРАБОТКИ ИЛИ ПРИ НАСТУПЛЕНИИ ИНЫХ ЗАКОННЫХ ОСНОВАНИЙ

1. Общие положения

1.1. Настоящий документ устанавливает порядок уничтожения материальных носителей, содержащих персональные данные (далее - материальные носители персональных данных), при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в администрации Ковернинского муниципального района Нижегородской области (далее - Администрация) и структурных отраслевых (функциональных) подразделениях Администрации (далее - структурные подразделения), в целях реализации: Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", постановления Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" .

1.2. Основные понятия, используемые в настоящем Порядке:

1) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных);

2) субъект персональных данных - физическое лицо, чьи персональные данные обрабатываются оператором;

3) оператор - муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

4) обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых без использования средств автоматизации с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

5) персональные данные, обрабатываемые без использования средств автоматизации, - персональные данные, обрабатываемые без использования вычислительной техники;

6) уничтожение персональных данных - действия, в результате которых уничтожаются персональные данные на материальных носителях или материальные носители персональных данных;

7) материальные носители персональных данных - дела, журналы учета, реестры, книги, документы, списки, отчеты (и их копии) и другие бумажные носители, а также съемные с компьютеров электронные устройства, на которых отображаются персональные данные (далее - съемные электронные носители);

8) вымарывание персональных данных - вычеркивание, зачеркивание или закрашивание написанного или напечатанного текста целиком или отдельной его части таким образом, чтобы невозможно было восстановить содержание вымаранного текста.

1.3. Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

1.4. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

1.5. В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" или другими федеральными законами.

2. Правила уничтожения персональных данных

2.1. Уничтожение информации, содержащей персональные данные, должно соответствовать следующим правилам:

1) быть максимально надежным и конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления;

2) при уничтожении части персональных данных уничтожается материальный носитель персональных данных с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению;

3) уничтожение части персональных данных, если это допускается материальным носителем персональных данных, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе персональных данных (удаление, вымарывание);

4) уничтожение должно касаться только тех материальных носителей персональных данных, которые подлежат уничтожению в связи с достижением цели обработки указанных персональных данных либо утратой необходимости в их достижении (например, утратившие практическое значение, а также с истекшим сроком хранения), не допуская случайного или преднамеренного уничтожения актуальных носителей;

5) оформляться актом об уничтожении материальных носителей персональных данных.

3. Порядок уничтожения бумажных и съемных электронных

материальных носителей персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

3.1. Раз в полугодие в структурных подразделениях Администрации, где осуществляется обработка персональных данных, руководители подразделений и должностные лица, обрабатывающие персональные данные, отбирают для уничтожения материальные носители персональных данных - как бумажные, так и съемные электронные носители.

3.2. По результатам отбора в каждом из таких подразделений составляется опись отобранных к уничтожению материальных носителей персональных данных (приложение 1) для последующего уничтожениыя.

3.3. На основании описей в структурных подразделений Администрации готовится проект распоряжения Администрации ( приказа структурного подразделения) о выделении материальных носителей персональных данных к уничтожению.

3.4. Этим распоряжением Администрации ( приказом) утверждаются Перечень материальных носителей персональных данных для уничтожения и состав комиссии по уничтожению материальных носителей персональных данных (далее - Комиссия).

На основании утвержденного распоряжением Администрации Перечня материальных носителей персональных данных для уничтожения ( приказа) готовится Акт уничтожения материальных носителей персональных данных (приложение 2).

В Комиссию включаются не менее 3 членов, в том числе должностное лицо из архивного сектора Администрации.

3.5. Комиссия проверяет наличие и правильность отбора всех материальных носителей персональных данных, включенных в Акт уничтожения, согласно описям.

3.6. После проверки материальные носители персональных данных складываются в картонный короб, перевязываются и опечатываются печатью Администрации( структурного подразделения).

3.7. Уничтожение материальных носителей персональных данных производится в присутствии всех членов Комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в Акте уничтожения материальных носителей.

3.8. Уничтожение бумажных материальных носителей персональных данных осуществляется путем измельчения на мелкие части, исключающие возможность последующего восстановления информации. В зависимости от количества и объемов материальных носителей персональных данных измельчение осуществляется с использованием шредера (уничтожителя документов), установленного в кабинете N 27, или измельчения путем сжигания.

3.9. Использование документов, содержащих персональные данные или подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд и в качестве черновиков для других документов запрещено.

3.10. Уничтожение материальных носителей персональных данных на съемных электронных носителях производится путем механического нанесения им неустранимого физического повреждения, исключающего возможность их использования, а также восстановления на них персональных данных, или удаления со съемных электронных носителей информации методами и средствами гарантированного удаления.

3.11. В случае допустимости повторного использования носителей CD-RW, DVD-RW, применяется программное удаление (затирание) содержимого дисков путем их форматирования с последующей записью новой информации на данные носители.

3.12. В случае допустимости повторного использования съемных флеш-накопителей персональные данные удаляются посредством операционной системы компьютеров.

3.13. Вымарывание персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, в Администрации не применяется.

3.14. После уничтожения материальных носителей персональных данных всеми членами Комиссии подписывается в 2 экземплярах Акт уничтожения, который утверждается главой местного самоуправления – по документам Администрации, руководителем структурного подразделения- по документам структурных подразделений, затем подшивается в папку и хранится Администрации( организационно-правовой отдел) или в структурном подразделении Администрации. Срок хранения Актов уничтожения - 75 лет.

3.15. Далее делается запись в журнале регистрации и учета актов уничтожения материальных носителей персональных данных (приложение 3), а в номенклатурах и журналах учета бумажных и съемных электронных материальных носителей персональных данных структурных подразделений Администрации (приложение 4) проставляются отметки об уничтожении, N акта и дата уничтожения.

4. Порядок уничтожения материальных носителей

персональных данных, обрабатываемых с использованием

средств автоматизации

4.1. В конце каждого месяца файлы с персональными данными, подлежащими уничтожению в связи с достижением цели обработки указанных персональных данных либо утратой необходимости, расположенные на жестких дисках компьютеров, в которых осуществляется обработка персональных данных сотрудниками Администрации, обрабатывающими персональные данные, удаляются средствами операционных систем компьютеров с последующим очищением корзин.

4.2 Руководители структурных подразделений осуществляют личный контроль уничтожения персональных данных с жестких дисков компьютеров в своих структурных подразделениях.

4.3. Вымарывание персональных данных, обрабатываемых с использованием средств автоматизации, в Администрации не применяется.

4.4. Факты уничтожения персональных данных записываются в журналы уничтожения персональных данных, обрабатываемых с использованием средств автоматизации (приложение 5), структурных подразделений Администрации.

Приложение 1

к Порядку уничтожения

персональных данных, обрабатываемых в

Администрации Ковернинского муниципального

района Нижегородской области, при достижении

целей обработки или при наступлении

иных законных оснований

ОПИСЬ

отобранных к уничтожению материальных носителей

персональных данных

N п/п

Дата

Структурное подразделение администрации

Тип носителя персональных данных

Учетный номер носителя

Наименование уничтожаемой информации

Кол-во стра-ниц

Причина уничтожения

1

2

Материальные носители персональных данных

отобрал для уничтожения _________________________________

                                                        (ФИО, подпись)

Руководитель структурного

подразделения администрации _____________________________

                                                        (ФИО, подпись)

Приложение 2

к Порядку уничтожения

персональных данных, обрабатываемых в

Администрации Ковернинского муниципального

района Нижегородской области, при достижении целей

обработки или при наступлении иных законных оснований

АКТ

уничтожения материальных носителей персональных данных

от ____________                                                                                                                              N _______

Комиссия в составе:

Председатель - ___________________________________________________________________

Члены комиссии - ___________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

провела отбор бумажных и съемных электронных носителей персональных данных (далее - носители) и установила, что в соответствии с требованиями руководящих документов по защите персональных данных носители и информация, записанная на них в процессе эксплуатации, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации подлежат гарантированному уничтожению, и составила настоящий акт о том, что произведено уничтожение носителей персональных данных в составе:

N п/п

Дата

Структурное подразделение администрации

Тип носителя персональных данных

Учетный номер носителя

Наименование уничтоженной информации

Кол-во страниц

Способ уничтожения

1

2

Всего носителей ___________________________________________________

                            (цифрами и прописью количество)

Председатель комиссии: _________________ /____________/

Члены комиссии: _________________ /_____________/

______________ /________________/

Приложение 3

к Порядку уничтожения

персональных данных, обрабатываемых в

Администрации Ковернинского муниципального

района Нижегородской области, при достижении целей

обработки или при наступлении иных законных оснований

ЖУРНАЛ

регистрации и учета актов уничтожения материальных

носителей персональных данных

N п/п

Дата регистрации акта

Учетный номер акта

Кол-во страниц

Срок хранения

Дата уничтожения акта

Дата и номер акта уничтожения

Подпись

1

2

Приложение 4

к Порядку уничтожения

персональных данных, обрабатываемых в

Администрации Ковернинского муниципального

района Нижегородской области, при достижении целей

обработки или при наступлении иных законных оснований

ЖУРНАЛ

учета бумажных и съемных электронных

материальных носителей персональных данных

Журнал начат ________________

Журнал завершен _____________

Ответственный ______ (Ф.И.О.)

На ____ листах

1

N п/п

Вид материаль-ного носителя персональ-ных данных

Учетный номер носителя

Ф.И.О. субъекта, персональные данные которого подлежат обработке, или наименование категории субъектов персональных данных

Дата начала обработки персональ-ных данных

Дата окончания обработки персональ-ных данных

Срок хранения материаль-ного носителя персональ-ных данных

Обоснование уничтожения материально-го носителя

Ф.И.О. должностного лица, обрабатываю-щего персональные данные

Дата уничтожения, учетный номер акта уничтожения и способ уничтожения материального носителя

1

2

Приложение 5

к Порядку уничтожения

персональных данных, обрабатываемых в

Администрации Ковернинского муниципального

района Нижегородской области, при достижении целей

обработки или при наступлении иных законных оснований

ЖУРНАЛ

уничтожения персональных данных, обрабатываемых

с использованием средств автоматизации

Журнал начат ________________

Журнал завершен _____________

Ответственный ______ (Ф.И.О.)

На ____ листах

N п/п

Наименование ИСПД, в которой уничтожа-ются персональ-ные данные

Ф.И.О. субъекта, персональные данные которого подлежат уничтожению

Дата начала обработки персональных данных

Дата окончания обработки персональ-ных данных

Обоснование уничтожения

Наименование файла и его место располо-жения

Дата уничтожения

Ф.И.О. должностного лица, обрабатывающего персональные данные

Ф.И.О. и подпись ответственного за обработку персональных данных в структурном подразделении администрации

1

2