ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ КУЛЬТУРЫ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ



ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ

ПРИКАЗ

от 11 марта 2019 года № 98

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ КУЛЬТУРЫ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ  

В соответствии с постановлением Правительства Севастополя от 28.12.2017 № 1000-ПП "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, адресованными Губернатору города Севастополя, Правительству Севастополя, заместителям Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, и признании утратившим силу правового акта Правительства Севастополя", постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 № 590-ПП (ред. от 26.12.2018) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя" приказываю:

1. Утвердить инструкцию по работе с обращениями граждан и организации личного приема в Главном управлении культуры города Севастополя  (прилагается).

Программно-аналитическому отделу (Видяева Е.И.) Управления развития туристической индустрии Главного управления культуры города Севастополя, опубликовать настоящий приказ в разделе Главное управление культуры города Севастополя в государственной информационной системе города Севастополя «Портал органов государственной власти города Севастополя».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник

Н.И. Краснолицкий

УТВЕРЖДЕНА

приказом начальника Главного управления культуры города Севастополя от 11.03.2019  № 98

ИНСТРУКЦИЯ

ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ КУЛЬТУРЫ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ 

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по работе с обращениями граждан разработана                     с целью регламентации делопроизводства по обращениям граждан, адресованным начальнику Главного управления культуры города Севастополя, Главному управлению культуры города Севастополя (далее– Управление культуры), заместителям начальника– начальникам управления, определяет единую процедуру получения, регистрации, учета, рассмотрения и  разрешения обращений граждан и определяет порядок организации                             и проведения личного приема граждан должностными лицами Главного управления культуры города Севастополя в соответствии с утвержденным графиком.

Нормативные правовые акты, которые являются основанием для разработки Инструкции по работе с обращениями граждан (далее – Инструкция):

- Конституция Российской Федерации;

-  Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

-  Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа            к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

- Устав города Севастополя;

- Закон города Севастополя от 30.04.2014 № 5-ЗС «О Правительстве Севастополя»

- постановление Правительства Севастополя от 28.12.2017 № 1000-ППП «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, адресованными Губернатору города Севастополя, Правительству Севастополя, заместителям Губернатора–Председателя Правительства Севастополя, и признании утратившим силу правового акта Правительства Севастополя».

1.2. Действие настоящей Инструкции распространяется на обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, порядок рассмотрения которых регулируется Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (за исключением тех, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами или иными федеральными законами, предусматривающими специальный порядок рассмотрения обращений), а также на запросы информации, подаваемые на основании Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (далее – обращения граждан).

1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от остальных видов делопроизводства. Ведение делопроизводства по обращениям граждан, адресованным начальнику Главного управления культуры города Севастополя, Главному управлению культуры города Севастополя, заместителям начальника– начальникам управления возлагается на отдел правового обеспечения и кадровой работы Управления культуры.

Все термины в настоящей Инструкции употребляются в значении, определенном федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и от 09.02.2009 
№ 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», Методическими рекомендациями по учету, систематизации и обобщению обращений и запросов российских и иностранных граждан,                                       лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических                          лиц, результатов их рассмотрения и принятых по ним мер в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденными пунктом 2.1 решения рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций от 28.09.2017 № 14.

Регистрация обращений и запросов происходит в соответствии с распоряжением Губернатора города Севастополя от 12.05.2017 № 65-РГ «Об утверждении Регламента электронного документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя».

1.4. Под обращениями граждан подразумеваются предложения, заявления и жалобы граждан, изложенные в письменном виде, в форме электронного документа, а также изложенные устно в ходе личного приема и записанные должностным лицом.

Не считаются обращениями тексты и отправления, в которых изложены поздравления, соболезнования, благодарности, оценка деятельности, приглашения, отклики на события, а также тексты, не имеющие понятного смыслового содержания, либо материалы, направленные для ознакомления (с приложением печатной продукции, экземпляров СМИ, книг, буклетов, листовок, аудио- и видеоматериалов и т.п.) (далее – отправления).      

Информация о порядке рассмотрения обращений граждан представляется работниками отдела правового обеспечения и кадровой работы Управления культуры по адресу: 299011, г. Севастополь, ул. Терещенко, 12.

Телефон для справок в Управлении культуры: (8692) 54-36-09.  

2. Прием и предварительное рассмотрение обращений граждан 

2.1. Обращения граждан поступают в Управление культуры по почте, телеграфу, электронной почте (скан-копия письма), через ящик для заявлений и обращений, на личном приеме, от других органов (корреспондентов) в соответствии с пунктом 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», по средствам системы электронного документооборота (далее–СЭД), в соответствии с резолюцией Губернатора города Севастополя, Заместителя Губернатора-Председателя Правительства Севастополя.

Сообщения, поступившие на адреса электронной почты Управления культуры и на адреса заместителей начальников– начальников Управлений и любые другие, регистрации и рассмотрению не подлежат.  

2.2. Входящий регистрационный номер поданного обращения автор может узнать в рабочий день через три дня со дня его получения в Управлении культуры по телефону отдела правового обеспечения и кадровой работы Управления культуры (8692) 54-36-09.

2.3. Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать:

- наименование государственного органа – адресата, фамилию, имя, отчество или должность должностного лица, дату и подпись автора;

- фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) автора;

- адрес проживания или почтовый адрес для представления ответа (адрес электронной почты, если обращение поступило в форме электронного документа);

- суть обращения.

К обращению могут быть приложены материалы и документы   или их копии для подтверждения сведений и доводов, изложенных в обращении. Текст письменного обращения может быть оформлен машинописным или рукописным способом на бумажном носителе  в произвольной форме.

Запрос должен содержать:

- наименование государственного органа, в который направляется запрос, либо фамилию, инициалы и должность соответствующего должностного лица;

- фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) пользователя информацией либо наименование объединения граждан, запрашивающего информацию;

- почтовый адрес, номер телефона либо адрес электронной почты                         для направления ответа.

Обращения, поступившие в форме электронного документа, подлежат рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

3. Регистрация обращений граждан

3.1. Все обращения в письменной форме и в форме электронного документа, распечатанные на бумажном носителе (далее – документы), поступившие в Управление культуры, подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления в системе электронного документооборота.        

В случае поступления обращения в день, предшествующий нерабочему праздничному или выходному дню, его регистрация может производиться                    в рабочий день, следующий за нерабочим праздничным или выходным днем.

3.2. Во время регистрации в СЭД заносятся следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество автора (название объединения граждан);

- дата поступления;

- адрес проживания (регистрации) автора или адрес для направления ответа, адрес объединения граждан, адрес электронной почты;

- форма поступления (письменно, устно, в форме электронного документа);

- признак поступления (первичное, повторное, дублетное, массовое);

- субъект (индивидуальное, коллективное, объединение граждан, анонимное);

- количество подписей в коллективном обращении;

- вид обращения (предложение, заявление, жалоба, запрос информации, уведомление);

- категория и социальное положение автора (если указано);

- вопрос (вопросы), поставленные в обращении в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

- другие сведения, предусмотренные в СЭД.

Если документ поступил от другого органа (корреспондента), указываются исходящие реквизиты сопроводительного письма, необходимость информирования корреспондента о результатах рассмотрения (вышестоящий контроль).

3.3. Факт регистрации подлинника документа фиксируется путем нанесения оттиска регистрационного штампа установленного образца  в нижнем правом углу первой страницы документа или на свободном от текста месте.

На оттиске регистрационного штампа рукописным способом проставляется дата регистрации документа и регистрационный номер, который автоматически формируется в СЭД.

Если документ направлен на рассмотрение другим органом (корреспондентом), оттиск регистрационного штампа проставляется на документе и на сопроводительном письме. На оттиске регистрационного штампа, проставленного на сопроводительном письме, указывается дополнение «к № вх.».

3.4. Регистрационные номера обращений граждан состоят из буквенных обозначений, порядковых номеров, автоматически формируемых в системе электронного документооборота.               

Буквенные обозначения индивидуальных обращений представляют собой первую букву фамилии автора, коллективных обращений – буквосочетание КОЛ, обращений, в которых не указаны фамилия, имя, отчество и адрес (анонимные) – АН, объединении                                              граждан – ОГ, открытых писем – ОП.

Запросы регистрируются как заявления с присоединением                               к регистрационному номеру префикса ЗИ, «не обращения» с присоединением префикса – НО.

3.5. Документы, поступившие в адрес начальника Главного управления культуры города Севастополя, Главному управлению культуры города Севастополя направляются в СЭД на рассмотрение начальнику Главного управления культуры города Севастополя.

         Документы, поступившие в адрес заместителей начальника– начальникам управления направляются в СЭД заместителям начальника– начальникам управления.

Рассмотрение обращений граждан, подготовка ответов на них

4.1. Обращения граждан рассматриваются по поручению начальника Управления культуры непосредственно заместителем начальника–начальником Управления либо конкретным должностным лицом/лицами.

В случае переадресации обращения в государственный орган, должностному лицу, орган местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя в соответствии с их компетенцией, работник Управления культуры направляет уведомление заявителю  о том, куда направлено его обращение для рассмотрения и откуда он получит ответ.       

Если обращение поручено рассматривать нескольким должностным лицам, то ответственным являете первый исполнитель в списке резолюции, либо исполнитель напротив которого стоит отметка в виде обозначающего знака ☑. Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполнения поручения обязаны предоставить ответственному исполнителю  все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием гражданина, направившего обращение;

- направляет запросы, в том числе в электронном виде, на необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения  на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии  с их компетенцией.

4.4. Ответ на анонимные письменные обращения (обращения, не содержащие фамилию заявителя, его почтовый адрес) не дается.

В запросе информации указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа  на запрос или уточнения содержания запроса, а также фамилия, имя и отчество гражданина (физического лица) либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения.

Анонимные запросы не рассматриваются.

Анонимными запросами являются запросы, в которых не указаны следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя физического лица либо наименование объединения граждан, запрашивающего информацию;

- почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа.

Если анонимное обращение содержит сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, оно направляется  в соответствующий государственный орган.

4.5. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается автору с разъяснениями порядка обжалования судебного решения.

4.6. При рассмотрении обращения, содержащего вопросы, ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, автору обращения направляется сообщение о невозможности дать ему ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

4.7. В случае рассмотрения обращения, содержащего вопрос, на который заявителю неоднократно направлялись письменные ответы по существу на ранее направленные обращения, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, автор уведомляется о безосновательности очередного обращения и ним переписки по данному вопросу (при условии, что данное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Управление культуры).

При рассмотрении обращения, по которому была прекращена переписка, автору направляется уведомление о ранее принятом решении о прекращении переписки по поставленному в обращении вопросу с указанием исходящего регистрационного номера и даты ответа о прекращении переписки.

4.9. В случае если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение  не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

4.10. В случае поступления обращения, содержащего вопрос, ответ                                 на который размещен на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на котором размещен ответ                      на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

Ответ на обращение в форме электронного документа направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному    в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившее в письменной форме.

Сроки выполнения поручений о рассмотрении обращений граждан

5.1. После внесения в СЭД резолюции устанавливается срок выполнения поручения, изложенного в резолюции:

а) семь дней с даты регистрации обращения гражданина:

- при направлении оригинала обращения (часть 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации») или его копий (часть 4 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации») для рассмотрения по принадлежности  с обязательным уведомлением автора;

- при направлении оригинала обращения, в котором содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, о лице, его подготавливающем, совершающем  или совершившем (часть 1 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);

- при возврате автору обращения, в котором обжалуется судебное решение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения (часть 2 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);

- при направлении оригинала запроса в государственный орган  или орган местного самоуправления, к полномочиям которого отнесено представление запрашиваемой информации;

- при направлении уведомления пользователю информацией об отсрочке представления ответа (часть 6 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»);

б) не более тридцати дней со дня регистрации обращения гражданина (статья 12 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», часть 6 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»):

- при условии рассмотрения обращения и направления ответа по существу;

- при направлении автору сообщения об оставлении обращения без ответа по существу поставленных вопросов и недопустимости злоупотребления правом на обращение, если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- при направлении автору уведомления о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки в случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- при направлении автору сообщения о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

5.2. При определении контрольных сроков учитывается время                                 (два рабочих дня) на подписание проекта ответа и направления ответа заявителю.

Срок направления соисполнителями информации ответственному исполнителю исчисляется таким образом, чтобы ответственный исполнитель получил ее не менее чем за пять календарных дней до срока подготовки ответа.

5.3. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение проверки, при направлении запроса о представлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» срок рассмотрения обращения продлевается, о чем уведомляется автор.

Сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены:

- обращений – не более чем на тридцать дней сверх установленного законом;

- запросов – не более чем на пятнадцать дней сверх установленного законом.

5.4. Срок представления необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов исполнительными органами государственной власти города Севастополя, их должностными лицами в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» составляет пятнадцать дней.

5.5. Сроки исполнения поручений по рассмотрению документов подразделяются на типовые – установленные вышеперечисленными и иными законами, и индивидуальные – установленные руководителями (как правило, более сокращенные):

- поручения с пометкой «незамедлительно», «срочно» исполняются                в течение трех дней со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой «оперативно» исполняются не позднее десяти дней со дня подписания поручения.

5.6. При рассмотрении уведомлений о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований уполномоченный исполнительный орган государственной власти города Севастополя рассматривает указанные уведомления, определяет срок подготовки ответа, руководствуясь нормами Федерального закона от 19.06.2004 № 54-ФЗ «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях».

5.7. Сроки выполнения поручений о рассмотрении обращений граждан исчисляются в календарных днях, включая выходные, нерабочие праздничные дни. Первым днем рассмотрения обращения гражданина считается дата                        его регистрации, последним – дата направления ответа.  В случае если срок исполнения поручения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, сроком исполнения является последний рабочий день перед выходным, нерабочим праздничным днем.

6. Требования к оформлению ответов на обращения граждан

6.1. Ответы на обращения граждан оформляются на бланке Управления культуры. Ответы даются за подписью начальника Управления культуры или за подписью уполномоченного должностного лица, на которого в установленном порядке возложено исполнение обязанностей начальника Управления культуры на время отсутствия начальника Управления культуры.

6.2. Ответ на обращение гражданина должен содержать следующие реквизиты и элементы: адресат, преамбулу, информацию или решения по всем поставленным вопросам, приложения, подпись, данные об исполнителе.

6.2.1. Ответ на индивидуальное обращение направляется его автору, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с требованиями приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», фамилия физического лица указывается в дательном падеже:

Соловьеву И.Б.

ул. Хрулева, д. 15, кв. 6,

г. Севастополь, 299004                                                                    

Ответ на коллективное обращение граждан направляется лицу, указанному в обращении первым (или тому, чья фамилия и адрес читаемы)              в списке граждан, подписавших обращение. Если авторов обращения только два, допускается ответ направлять в два адреса:

- лицам, проживающим по разным адресам:

Солотвину И.Б.             

ул. Адмирала Макарова, д. 4, кв. 6,

г. Севастополь, 299004

Лаптевой И.Т.

ул. Разъездная, д. 41,

пр-т Октябрьской революции, д. 11, кв. 8,

г. Севастополь, 299076

- лицам, проживающим по одному адресу:

                                                                     Чуднову П.Р.,

Чудновой Г.Ю.             

пер. Античный, д. 34,

г. Симферополь,

Республика Крым, 252074

В случае направления ответа физическому лицу и органу (корреспонденту), направившему обращение на рассмотрение, первым указывается автор обращения, вторым – орган (корреспондент):

Черненко И.С.             

ул. Николая Музыки, д. 2, кв. 16,

г. Севастополь, 299023

Законодательное Собрание

города Севастополя

Если обращение направлено для рассмотрения вышестоящими органами власти, информация, отражающая результаты рассмотрения обращения, готовится отдельным письмом. В зависимости от поручения, изложенного                  в сопроводительном письме корреспондента, допускается направлять отдельным письмом копию ответа автору обращения.

В случае направления уведомления о переадресации документа                    для рассмотрения по принадлежности другому органу, первым указывается орган (адресат), вторым – автор обращения:

Прокуратура города Севастополя

Райкун М.И.             

ул. Болотная, д. 23, комн. 2,

г. Севастополь, 299034

Если обращение поступило в форме электронного документа, и в нем содержится только адрес электронной почты, ответ направляется на адрес электронной почты:

Темненко О.

temnenko89@mail.ru

Ответы (уведомления) на письменные обращения направляются на почтовые адреса.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица. Наименование организации  или ее структурного подразделения указывается в именительном падеже:

Управление МВД России по городу Севастополю

Управление генерального плана

Департамента архитектуры и градостроительства

При адресовании документа должностному лицу название должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией:

Начальнику Управления МВД России

по городу Севастополю

В.А.Долгому

Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат»                           по отношению к самой длинной строке:

Солдаткиной С.М.

пр-т Гагарина, д. 234,

г. Севастополь, 299012

Управление Федеральной налоговой

службы по городу Севастополю

Ответ на обращение не должен содержать более четырех адресатов, слово «копия» перед вторым и последующим адресатом не указывается.

6.2.2. Допускается использование следующих этикетных форм                   при  оформлении реквизита «обращение»:

- для индивидуальных ответов:

Уважаемый Никита Михайлович!

- для ответов на коллективные обращения:

Уважаемые жители села Орлиное!

Уважаемые господа!

«Обращение» отделяется от предыдущего реквизита интервалом                         не менее 24 пт (0,85 см), от текста документа – 18 пт (0,64 см).

6.2.3. В преамбуле ответа указывается информация о том, на какие обращения из каких органов поступившие (кому адресованные), в какой форме поступившие предоставляется ответ или по чьему поручению                         оно рассмотрено:

Ваше обращение, поступившее от Аппарата Правительства Российской Федерации, рассмотрено Правительством Севастополя. По результатам его рассмотрения сообщаем                               о следующем.

Рассмотрев по поручению Губернатора города Севастополя коллективное обращение членов ЖСТ «Кальмар», сообщаю.

В ответ на Ваше обращение, поступившее в адрес Правительства Севастополя в форме электронного документа, информируем.

Ответы и принятые по результатам рассмотрения обращений решения, должны быть мотивированными, соответствующими нормам действующего законодательства, изложенными литературным языком в форме делового письма, доступными для восприятия, без повторов, сокращений и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки, содержащими информацию по всем поставленным в обращении вопросам, включающими информацию всех соисполнителей.

6.2.5 Если по вопросам, изложенным в обращении, проводилась проверка, ответ должен содержать информацию о всех результатах проверки с указанием сведений о подтверждении или не подтверждении проверяемой информации.

В случае подтверждения в ходе проверки информации, указанной                в обращении, в ответе необходимо информировать заявителя о принятых мерах по устранению нарушений. Допускается приложение к ответу заявителям актов, протоколов, других документов и материалов, составленных или полученных при рассмотрении обращения.

В случае представления разъяснений необходимо ссылаться                           на федеральные и региональные законы и иные нормативные правовые акты.

Окончательный ответ на обращение, находящееся на дополнительном контроле, целесообразно начинать следующим образом:

В дополнение к ранее направленному ответу исх. № _________ от «____»__________ сообщаем следующее.

На Ваше обращение от 23.06.2014 дополнительно сообщаю.

6.2.6. В случае отказа в удовлетворении запроса информации                              или вопросов, поставленных в обращении гражданина, ответ должен содержать аргументированные разъяснения со ссылками                                              на законодательство.

6.3. Отметка о наличии приложения, оговоренного в письме, оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам:

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если письмо имеет приложение, не оговоренное в тексте:

Приложение: копия ответа на обращение исх. № Б-650/2 от 12.08.2014.

Приложение: 1. Акт уничтожения документов на 1 л. в 1 экз.

                      2. Копия   протокола   заседания   Координационного  совета   от 23.09.2014  № 9

                      на 1 л. в 1 экз.

Отделяется от текста интервалом 6–12 пт (0,21–0,42 см).

6.4. В состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица, подписавшего ответ, личная подпись, инициалы и фамилия должностного лица.

Начальник Главного управления культуры

города Севастополя                                                                                           Н.И.Краснолицкий                                                                             

В случае отсутствия должностного лица, указанного в письме, подписать подготовленный проект ответа может должностное лицо, уполномоченное на выполнение его функций.

6.5. Реквизит «исполнитель» включает инициалы и фамилию лица, подготовившего документ, и номер его телефона. Реквизит располагается                    на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, выполняется шрифтом Times New Roman размером № 10–12:

С.А.Новиков

544530

6.6. При размещении информации, направленной в ответе на двух                             и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.7. Текст ответа выполняется машинописным способом на бумаге формата А4 (21 х 297 мм) только с одной стороны с использованием шрифта размером № 14, гарнитуры Times New Roman, через 1–1,5 междустрочных интервала. Допускается уменьшение интервалов и шрифта при необходимости размещения текста на одной странице.

Каждый лист письма должен иметь поля:

30 мм – левое;

20 мм – верхнее, нижнее;

10 мм – правое.

Отступы от границы левого поля:

12,5 мм – абзацы в тексте;

92 мм – реквизит «адресат».

Не делается отступ от границы левого поля при оформлении реквизитов «приложение», «исполнитель», наименования должности, реквизита «подпись».

7. Делопроизводство по результатам рассмотрения обращений граждан

7.1. Обращение гражданина считается выполненным, если решены                 по существу все вопросы, изложенные в нем, принято обоснованное решение, и автору направлен письменный ответ.

В случае если в ответе указываются предусматриваемые меры или срок его рассмотрения продлен, документ остается на дополнительном контроле                     до окончательного принятия мер по затронутым вопросам, о чем дополнительно информируется автор.

7.4. Сформированные электронные копии документов и прикрепленные к ним ответы хранятся в системе электронного документооборота. Оригиналы обращений хранятся в архивном помещении Управления культуры.

Оригиналы обращений и запросов граждан на бумажном носителе хранятся в течение пяти лет в Управлении культуры. После истечения пяти                              лет   оригиналы обращений и запросов граждан на бумажном носителе уничтожаются по описи.

Распечатка сканированных образов документов и электронных документов, полученных с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», межведомственного электронного документооборота и системы электронного документооборота, а также документов, созданных в СЭД в ходе рассмотрения обращения, в целях формирования архива на бумажном носителе не производится.

7.7. Исполнитель, который оформляет ответы на обращения граждан несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за объективность и всесторонность рассмотрения обращений, правильность и полноту ответов, направляемых заявителям, соблюдение установленных сроков, своевременность продления сроков.                                  При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в соответствующей части в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Личный прием граждан

8.1. Личный прием граждан проводится: начальником Управления культуры и его заместителями согласно графика личного приема граждан, утвержденного начальником Управления культуры.

8.2. Подготовку графика личного приема граждан осуществляет                         отдел правового обеспечения и кадровой работы.

8.3. График личного приема граждан утверждается начальником Управления культуры.

8.4. График личного прием граждан размещается на Портале Правительства Севастополя https://sevastopol.gov.ru в разделе «Власть» – «Органы исполнительной власти» – «Главное управление культуры города Севастополя» – «Нормативные правовое акты Главного управления культуры города Севастополя» и на информационной доске Управления культуры.

8.5. Организация личного приема граждан в Управлении культуры возлагается на отдел правового обеспечения и кадровой работы Управления культуры.

8.6. Запись на личный прием к начальнику Управления культуры                                          и к его заместителям осуществляется сотрудниками отдела правового обеспечения и кадровой работы Управления культуры при личном визите заявителя в Управление культуры (г. Севастополь, ул.Терещенко,12)                                в соответствии с графиком работы Управления культуры.

8.7. Запись к начальнику Управления культуры на прием осуществляется предварительно, путем подачи собственноручно написанного заявления,                        в котором указывает свою фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес проживания, контактный телефон, суть вопроса, который он желает решить в ходе приема (приложение № 2).

8.8. Запись к заместителям начальника Управления культуры осуществляется предварительно, при личном присутствии и наличии документа, удостоверяющего личность (паспорт).

8.9. Предварительная запись на личный прием к начальнику Управления культуры осуществляется только после того, как заявитель обратился                             по интересующему его вопросу к заместителю начальника Управления культуры–начальнику Управления, и его вопрос не был разрешен по сути.

8.10. Заявитель при написании заявления для записи на личный прием прилагает к нему копии ответов на ранее рассмотренные обращения. Решение о приеме заявителя принимает начальник Управления в течении 3 дней со дня поступления заявления, после чего уполномоченные сотрудники отдела правового обеспечения и кадровой работы приглашают гражданина на прием в телефон режиме.

8.11. Личный прием граждан проводится в кабинетах должностных лиц Управления культуры, проводимых прием.

8.12. Прибыв на личный прием, заявитель проходит процедуру регистрации, для чего предъявляет паспорт, а также знакомится со сведениями, изложенными в оформленной карточке личного приема, которую подписывает в случае их подтверждения.

8.13. К участию в проведении приема граждан начальником, его заместителей могут привлекаться должностные лица структурных подразделений Управления культуры.

8.14. Содержание устного обращения граждан, озвученного на личном приеме, заносится в карточку личного приема граждан (приложение № 1).

6.15. Личный прием граждан осуществляется исключительно по вопросам, которые относятся к компетенции Управления культуры. Если вопросы, поставленные в заявлении гражданина, не относятся к компетенции Управления культуры, личный прием гражданина не проводится, о чем ему сообщается в письменной форме с указанием к компетенции какого органа или должностного лица относится решение вопроса заявителя. 

8.15. В случае, если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, гражданину с его согласия предоставляется устный ответ. В этом случае гражданин должен расписаться в карточке личного приема в том, что он получил соответствующее разъяснение и письменного ответа не требует.

8.16. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поднятых в обращении вопросов в течение 30 календарных дней со дня подписания (регистрации) поручения по результатам личного приема.

8.17. Если на личном приеме возникают новые вопросы и обращения, которые не могут быть решены непосредственно во время приема, гражданину предлагается изложить интересующие его вопросы в письменном обращении, которое подлежит регистрации как вновь поступившее в установленном порядке.

8.18. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поднятых в обращении вопросов.

8.19. Граждане, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием                         не допускаются.

8.20. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина, совершения                   им действий, нарушающих общественный порядок, представляющих непосредственную угрозу для жизни и здоровья окружающих, оскорбления присутствующих на приеме должностных лиц, прием может быть прекращен.

8.21. Информация о вышеуказанных фактах поведения гражданина отражается в карточке личного приема, а также составляется акт, который направляется в Департамент общественной безопасности города Севастополя и Управление МВД России по городу Севастополю.

8.22. Результаты личного приема (содержание принятого решения, данных разъяснений) заносятся в карточку личного приема, которая подлежит регистрации в СЭД.

Если в ходе личного приема решить вопросы, изложенные в обращении,                    не представляется возможным, или заявителем подается письменное обращение по незаявленному при предварительной записи вопросу, лицо, которое проводит личный прием, дает поручение должностному лицу в соответствии с компетенцией, и обращение рассматривается в порядке, предусмотренном для письменных обращений.

8.23. Документы по личному приему формируются в отдельную папку                            в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и хранятся в отделе правового обеспечения и кадровой работы Управления культуры в течение 5 лет, после чего подлежат уничтожению в установленном законом порядке.

8.24. Запись на повторный личный прием к начальнику Управления культуры, его заместителям производится не ранее получения заявителем ответа на предыдущее обращение, в случае если заявитель получил устные разъяснения в ходе личного приема, повторная запись на прием возможна  в установленном настоящей Инструкцией порядке.

8.25. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в течение тридцати календарных дней со дня подписания (регистрации) поручения по результатам личного приема.

8.26. Рассмотрение обращений граждан ведется в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений граждан.

8.27. Ответственность в соответствии с законодательством за объективность и всесторонность рассмотрения вопросов, отраженных в карточке личного приема, правильность и полноту ответов, которые направляются гражданам, соблюдение установленных сроков, своевременность продления сроков несет лицо, которому поручено рассматривать обращение.

8.28. Лица, признанные судом недееспособными, к участию в приеме не допускаются. Их интересы могут представлять граждане, полномочия которых оформлены в установленном действующим законодательством порядке.

8.29. Лицо, осуществляющее личный прием, обязано обеспечить прием всех заявителей в соответствии со списком предварительной записи с учетом правил внутреннего трудового распорядка и времени, определенного графиком приема.

8.30. В случае если руководитель, который должен осуществлять личный прием граждан, отсутствует по уважительным причинам (болезнь, командировка, отпуск), личный прием проводит должностное лицо, которое исполняет его обязанности.

8.31. Ответы на обращения граждан, принятых на личном приеме, готовятся за подписью лица, осуществившего личный прием заявителей, или по его поручению должностным лицом Управления культуры.

________________

Приложение № 1 к инструкции                      по работе с обращениями граждан                                 и организации личного приема в Главном управлении культуры города Севастополя, утвержденной приказом Главного управления культуры города Севастополя                         от 11.03.2019 № 98

КАРТОЧКА

УЧЕТА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

Принимал                                                                      Фамилия, имя, отчество _____________________

(фамилия, имя,                                                         __________________________________________                    

отчество)

_______________________                                                                                   

Место проживания__________________________

Регистрационный номер

Телефон___________________________________

_______________________                                                       

                                                                                                                         

Категория ____________________________________________________________________

Социальное положение_________________________________________________________

Содержание обращения: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

С написанным ознакомлен и подтверждаю:

                                                                                                                                            (подпись и ФИО)             

Решение

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Срок исполнения

«_____»____________20___г.                                                                      ________________________

                                                                                                                                            (подпись)

__________________

Приложение № 2 к инструкции                      по работе с обращениями граждан                                 и организации личного приема в Главном управлении культуры города Севастополя, утвержденной приказом Главного управления культуры города Севастополя                         от 11.03.2019 № 98

Начальнику Главного управления культуры города Севастополя

Н.И.Краснолицкому

от_________________________________

___________________________________

(Фамилия, Имя, Отчество гражданина полностью)

проживающего(ей) по адресу

___________________________________

___________________________________

___________________________________

тел.________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на личном приеме по вопросу________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Приложения:  (в случае необходимости)

1)

2)

___________________          ____________________              _______________________

              Дата                                      Подпись                                                    Ф.И.О.

__________________